Déménagement d’employés à Montréal

Le déménagement d’employés pour les entreprises de Montréal

Quand une entreprise demande à un employé de déménager — pour ouvrir un bureau, occuper un poste au siège social, être muté dans une autre province ou de l’autre côté de la frontière —, le déménagement fait partie de l’offre d’emploi. Un déménagement qui se passe mal coûte plus que de l’argent : il peut gâcher les premiers mois de l’employé, et parfois compromettre l’embauche elle-même.

Notre service de déménagement d’employés prend en charge le déménagement résidentiel de vos employés et de vos cadres vers Montréal, depuis Montréal et à l’intérieur de Montréal. Nous travaillons directement avec les équipes RH et avec les entreprises de gestion de la relocalisation, appliquons votre politique de relocalisation, facturons directement l’entreprise et vous attribuons un seul gestionnaire de compte qui suit tous vos dossiers.

Qui nous déménageons

• Les employés mutés à Montréal depuis ailleurs au Québec, depuis d’autres provinces ou depuis les États-Unis.
• Les employés qui quittent Montréal pour un autre bureau au Canada ou aux États-Unis.
• Les cadres dont la maison exige le niveau de soin décrit sur notre page déménagement haut de gamme.
• Les groupes d’employés qui déménagent en même temps quand un bureau ouvre, ferme ou est regroupé.
• Les nouvelles recrues dont l’offre d’emploi comprend le déménagement.

Comment se déroule le déménagement d’un employé

Ouvrir votre compte

Avant le premier déménagement, nous convenons des règles avec vous : ce que couvre votre politique (emballage complet, déballage, jours d’entreposage, transport de véhicules, objets spéciaux), qui dans votre entreprise autorise un déménagement, comment les approbations sont transmises, à qui les factures sont adressées et quels renseignements les RH veulent à la fin de chaque déménagement. Il suffit d’une conversation et d’un court résumé écrit. Ensuite, pour chaque nouveau déménagement, vous n’avez qu’à nous envoyer le nom de l’employé et les dates.

L’évaluation de chaque déménagement

Chaque employé fait l’objet d’une évaluation — par vidéo pour la plupart des logements, en personne pour les grandes maisons ou les résidences de cadres. À partir de l’évaluation, nous établissons un inventaire et une soumission écrite que nous envoyons à la personne autorisée de votre entreprise, et non à l’employé. Une fois approuvé, le déménagement est planifié directement avec l’employé.

Tenir l’employé informé

Les employés qui déménagent pour le travail doivent souvent composer à la fois avec un nouvel emploi, une nouvelle ville et une famille. Nous leur donnons une personne-ressource attitrée, un horaire écrit pour l’emballage, le chargement et la livraison, et une liste de vérification simple pour les semaines qui précèdent. Si quelque chose change — une date de prise de possession reportée, un bail qui tombe à l’eau —, ils nous appellent et nous informons les RH.

Déménager, entreposer et livrer

Le déménagement est assuré par notre propre équipe, avec nos propres camions : emballage (complet ou partiel, selon la politique), chargement, transport et livraison. Si le nouveau logement n’est pas prêt, les biens sont placés en entreposage de courte durée et livrés dès qu’il l’est. Pour les déménagements hors de la région, le prix est fixé selon l’inventaire et la distance, et la fenêtre de livraison est convenue à l’avance.

Fermer le dossier

À la fin de chaque déménagement, vous recevez une seule facture conforme au prix approuvé, un court rapport de fin de dossier et, le cas échéant, un relevé des réclamations et de leur règlement.

Déménagement au Québec, au Canada et vers les États-Unis

La plupart des déménagements d’employés que nous prenons en charge commencent ou se terminent à Montréal. Au Québec, les destinations les plus fréquentes sont Québec, Gatineau, Sherbrooke et Trois-Rivières; consultez la page déménagement au Québec. Ailleurs au Canada, ce sont surtout Toronto, Ottawa, Calgary et Vancouver; consultez la page déménagement interprovincial.

Les déménagements transfrontaliers exigent plus de documents. Pour un déménagement du Canada vers les États-Unis, l’employé déclare ses biens ménagers au U.S. Customs and Border Protection au moyen du formulaire CBP 3299 avec un inventaire détaillé; pour un déménagement vers le Canada, il déclare ses effets personnels à l’Agence des services frontaliers du Canada au moyen du formulaire BSF186, avec une liste des marchandises à suivre. Nous préparons l’inventaire et les formulaires avec l’employé pour que tout soit en règle avant que le camion arrive à la frontière. Les détails se trouvent sur notre page de déménagement Canada–États-Unis. Les questions d’immigration, de permis de travail et de fiscalité relèvent de vos conseillers juridiques et de vos partenaires en relocalisation.

Travailler avec les entreprises de gestion de la relocalisation

Beaucoup d’entreprises confient la relocalisation à une entreprise spécialisée qui coordonne la recherche de logement, l’hébergement temporaire, l’immigration et le déménagement. Nous nous intégrons à ce processus : l’entreprise de relocalisation donne son autorisation, nous évaluons, soumettons un prix, déménageons, puis lui faisons rapport dans le format qu’elle utilise. Dans un cas comme dans l’autre, l’employé bénéficie de la même équipe et du même soin.

Ce qu’obtiennent les équipes RH

• Un seul gestionnaire de compte qui connaît votre politique et chaque déménagement en cours.
• Une soumission écrite par déménagement, approuvée avant la planification, pour respecter les budgets.
• La facturation directe à l’entreprise; ce qui dépasse la politique n’est facturé à l’employé qu’avec son accord écrit.
• Des mises à jour pour chaque déménagement en cours et un rapport de fin de dossier pour chaque dossier.
• Un niveau de service constant, que l’employé soit un nouveau diplômé ou un cadre supérieur.

Déménagement de cadres

Les déménagements de cadres impliquent souvent de grandes maisons, des œuvres d’art, du vin, des véhicules et des horaires serrés autour d’une date d’entrée en fonction. Nous désignons un gestionnaire de déménagement dédié, faisons une visite en personne et planifions le déménagement sur plusieurs jours au besoin. Les objets de grande valeur sont inventoriés avec photos et mis en caisse au besoin, et la famille du cadre a une seule personne-ressource du début à la fin.

Liste de vérification pour la politique de relocalisation des RH

Si votre entreprise rédige ou met à jour une politique de relocalisation, voici les questions qui influent le plus sur le déménagement résidentiel. Les régler à l’avance vous évitera de négocier au cas par cas.

• Emballage : emballage complet, emballage des objets fragiles seulement, ou emballage par l’employé?
• Déballage : inclus, facultatif ou exclu?
• Entreposage : combien de jours d’entreposage en transit sont couverts?
• Objets spéciaux : pianos, spas, coffres-forts, collections de vins, véhicules — couverts, plafonnés ou exclus?
• Limites de volume : y a-t-il un volume ou un poids maximal?
• Assurance : une couverture supplémentaire est-elle prévue pour les objets de grande valeur?
• Élimination : le retrait des meubles non désirés et les dons sont-ils couverts?
• Animaux et plantes : qui s’en occupe, et les frais sont-ils couverts?
• Approbation : qui dans l’entreprise approuve chaque déménagement, et dans quel délai?
• Facturation : ce qui dépasse la politique est-il facturé à l’employé, et selon quelle entente?

Nous pouvons vous fournir un modèle simple pour ces décisions.

Coût d’un déménagement d’employé selon le type de déménagement

L’expérience de l’employé

Pour l’employé, le déménagement fait partie de la façon dont son nouvel employeur l’a traité. Ce qui fait le plus de différence : un horaire clair dès le départ, une personne-ressource attitrée, une estimation honnête, une équipe ponctuelle et une livraison à la date promise. En cas de mauvaise nouvelle — un retard à la frontière, un camion bloqué par la météo —, l’employé l’apprend d’abord par nous, avec une nouvelle heure d’arrivée, et les RH sont mises en copie.

Confidentialité

Les déménagements de cadres, les ouvertures de bureaux et les mutations sont parfois confidentiels jusqu’à leur annonce. Nos gestionnaires de compte et nos équipes traitent chaque dossier comme confidentiel, et nous ne mentionnons publiquement ni nos clients ni leurs déménagements.

Pour commencer

La plupart des entreprises commencent par un seul déménagement et une courte conversation sur leur politique. Après le premier déménagement, nous vous proposons d’ouvrir un compte simple — personnes autorisées, coordonnées de facturation et services standards selon le niveau d’employé — pour que les déménagements suivants se réservent en quelques minutes.

Déménagements de groupe et déménagements de bureaux

Quand plusieurs employés déménagent en même temps — l’ouverture d’un bureau dans une autre ville, une équipe mutée au siège social, le regroupement de deux sites —, les déménagements doivent être coordonnés plutôt que traités un par un. Nous planifions les déménagements de groupe comme un seul projet : évaluations planifiées ensemble, dates de chargement échelonnées pour que chaque famille ait sa propre équipe et son camion, remorques partagées lorsque les dates et les destinations le permettent pour réduire le coût, et un seul rapport aux RH qui indique où en est chaque employé. Quand le bureau lui-même déménage aussi, le même coordonnateur planifie le déménagement du bureau pour que le mobilier, l’équipement et les personnes arrivent dans le bon ordre.

Mesurer l’efficacité de vos relocalisations

Pour les entreprises qui déménagent régulièrement des employés, nous pouvons produire des rapports sur ce qui compte pour les RH : le délai entre l’autorisation et la livraison, le coût par déménagement par rapport à la politique, les réclamations et la rétroaction des employés. Cela vous aide à voir si la politique fonctionne et où elle pourrait être ajustée.

Fiscalité et politique de relocalisation

Les avantages liés à la relocalisation peuvent avoir des conséquences fiscales pour l’employé et des obligations de déclaration pour l’employeur, et les règles diffèrent entre le Québec, les autres provinces et les États-Unis. Nous ne donnons pas de conseils fiscaux, mais nous fournissons pour chaque déménagement des factures claires, ventilées par service, pour que votre service de la paie ou votre comptable ait tout ce qu’il lui faut. Si votre politique distingue les services payés par l’entreprise de ceux payés par l’employé, nous les facturons séparément dès le départ.