Déménageurs de bureaux à Montréal

Un déménagement de bureau à Montréal, planifié autour de votre semaine de travail

Un déménagement de bureau réussi se mesure à une seule chose : dès le premier matin, votre équipe peut-elle s’installer et travailler dans les nouveaux locaux? Tout ce que nous faisons — la visite des lieux, l’étiquetage, le choix du moment, l’ordre de chargement — vise cet objectif. Le reste de l’entreprise devrait à peine s’en rendre compte.

Nous déménageons des bureaux de toutes tailles dans le Grand Montréal : cabinets professionnels de deux personnes à Verdun, jeunes entreprises du Mile End et de Griffintown, cabinets d’avocats et de comptables au centre-ville, cliniques sur la Rive-Sud et bureaux régionaux à Laval et dans l’Ouest-de-l’Île. Le travail est fait par notre propre équipe, la soumission est rédigée après une visite des lieux, et un seul coordonnateur reste votre interlocuteur du premier appel à la visite finale.

Un déménagement de bureau type, étape par étape

De deux à six semaines avant : la visite des lieux

Un membre de notre équipe visite vos bureaux actuels, ainsi que les nouveaux s’ils sont accessibles. Nous comptons les postes de travail, les bureaux fermés, les salles de réunion, les classeurs et les rangements; nous vérifions les monte-charges, les quais de chargement et le stationnement des deux immeubles; et nous notons tout ce qui exige une manipulation particulière — coffres-forts, baies de serveurs, grosses imprimantes, œuvres d’art, plantes. Dans les deux jours ouvrables, vous recevez un plan écrit et une soumission.

Deux semaines avant : le plan d’aménagement

Vous nous envoyez le plan des nouveaux locaux avec chaque poste et chaque pièce numérotés. Chaque employé, chaque pièce et chaque meuble commun reçoit un code. Nous fournissons les étiquettes et, dans la plupart des cas, des bacs en plastique ou des boîtes pour l’emballage. Grâce à ces codes, le reste du déménagement va vite : dans les nouveaux bureaux, l’équipe sait exactement où va chaque objet.

Le dernier jour de travail : l’emballage

Les employés emballent leurs effets personnels et le contenu de leur bureau dans des bacs, puis étiquettent les bacs, leur chaise, leur écran et leur ordinateur. Notre équipe emballe les espaces communs — la cuisine, la salle de fournitures, les dossiers et les archives — ainsi que tout ce qui est fragile. Votre fournisseur informatique débranche et prépare le matériel selon son propre plan.

Le déménagement : le soir, la nuit ou la fin de semaine

L’équipe arrive à l’heure convenue, protège les planchers, les murs et les ascenseurs des deux immeubles, et démonte les postes de travail au besoin. Le chargement suit le nouveau plan d’aménagement, pour décharger le camion dans l’ordre d’installation des nouveaux locaux. Pour les grands bureaux, nous faisons la navette avec deux ou trois camions : l’un est chargé pendant qu’un autre est déchargé.

Le premier matin : installation et visite finale

Les meubles sont remontés et en place, les bacs et le matériel informatique sont aux bons postes de travail, et votre équipe informatique peut tout rebrancher. Nous faisons le tour des locaux avec vous, corrigeons tout ce qui n’est pas à sa place et récupérons les bacs vides à la date qui vous convient.

Ce que nous déménageons dans un bureau

• Postes de travail, bureaux, retours, caissons et cloisons modulaires, démontés et réinstallés
• Chaises de bureau, tables de conférence, mobilier de salon et d’accueil
• Classeurs verticaux et latéraux — déménagés pleins ou vides selon leur construction et leur poids
• Archives et dossiers, emballés dans des boîtes numérotées avec un index pour les retrouver dès le premier jour
• Ordinateurs, écrans, imprimantes et téléphones, emballés et placés aux postes étiquetés
• Baies de serveurs et équipement réseau, préparés par votre fournisseur informatique et déménagés en priorité
• Électroménagers de cuisine, plantes, œuvres d’art et décoration
• Coffres-forts et équipement lourd, facturés comme objets spéciaux avec l’équipement approprié

Quand le mobilier change aussi

Bien des déménagements de bureau s’accompagnent de nouveaux meubles, d’un nouvel aménagement ou de meubles dont on se débarrasse. Le volet mobilier — démonter et réinstaller les postes de travail, reconfigurer le mobilier modulaire, assembler les meubles livrés par votre fournisseur, retirer ceux que vous ne gardez pas — est un travail à part entière, décrit sur notre page consacrée à l’installation de mobilier de bureau. Le soir du déménagement, il est intégré au même plan.

Déménagement interne

Certains déménagements de bureau se font sans quitter l’immeuble. Déplacer des services d’un étage à l’autre, réaménager un étage après des rénovations ou regrouper des équipes pour faire de la place aux nouvelles recrues sont des déménagements internes, qui suivent la même méthode à plus petite échelle : un plan, des étiquettes, une soirée ou une fin de semaine et une visite finale. Les déménagements internes se terminent souvent en un seul quart de travail.

Le prix d’un déménagement de bureau

Les déménagements de bureau sont facturés à prix fixe ou à l’heure, selon le projet. Pour un grand déménagement dont la portée est bien définie, nous proposons habituellement un prix global qui comprend l’équipe, les camions, les bacs ou les boîtes, les étiquettes, l’emballage des espaces communs, le démontage et le remontage, et le nombre de quarts prévus au plan. Pour un petit bureau ou un déménagement interne entre deux étages, la facturation à l’heure est souvent plus simple et moins chère, avec une fourchette d’heures réaliste dans l’estimation. Dans les deux cas, le travail le soir, la nuit ou la fin de semaine n’entraîne aucun supplément. Si vous ajoutez ou retirez des éléments — un autre étage, un casier d’entreposage, l’élimination de meubles —, la soumission est mise à jour par écrit avant le déménagement.

Ce qui fait surtout augmenter le coût d’un déménagement de bureau, c’est l’accès et le temps disponible : un immeuble avec un seul petit monte-charge et une plage de deux heures exigera plus de personnel sur une courte durée; un local au rez-de-chaussée avec un quai et toute une fin de semaine en exigera moins. La visite des lieux nous permet de trouver la formule la plus économique pour vous.

Travailler avec votre immeuble et votre fournisseur informatique

Les immeubles commerciaux ont leurs règles : heures de déménagement, réservation des ascenseurs, protection des planchers, escorte de sécurité et certificats d’assurance désignant le propriétaire et la société de gestion. Nous nous occupons de tout cela avec les deux immeubles et envoyons les certificats directement aux gestionnaires.

Nous travaillons aussi étroitement avec votre équipe informatique ou votre fournisseur de services gérés. Ils débranchent, sauvegardent et rebranchent; nous emballons, transportons et installons. En convenant de l’ordre à l’avance — quel matériel part en premier, quelle pièce est installée en premier —, votre réseau fonctionne dès le premier matin.

Pourquoi les entreprises choisissent Simplex

Un plan clair, une soumission écrite, aucun supplément pour le travail en dehors des heures d’ouverture, et une équipe qui ne change pas en cours de route parce que le contrat a été sous-traité. Si vous déménagez aussi des employés vers ou depuis Montréal, consultez notre service de déménagement d’employés; si le déménagement comprend une période d’entreposage, consultez la page entreposage.

Échéancier d’un déménagement de bureau

Garder l’entreprise en activité pendant le déménagement

Pour la plupart des entreprises, l’objectif est simple : aucune interruption, on ferme le vendredi et on rouvre le lundi. Cela dépend de quelques décisions prises tôt. Le téléphone et Internet doivent être commandés à la nouvelle adresse bien à l’avance; les fournisseurs demandent souvent plusieurs semaines. Le matériel essentiel — le serveur, l’imprimante principale, le téléphone de l’accueil — doit être déménagé et installé en premier. Les espaces visibles par la clientèle, comme l’accueil ou une salle d’exposition, doivent être aménagés en priorité pour être impeccables dès le premier jour, même si les bureaux à l’arrière ne sont pas encore terminés. Enfin, quelques personnes de votre équipe devraient être présentes aux nouveaux bureaux le premier matin pour répondre aux questions et signaler tout ce qui n’est pas à sa place.

Petits bureaux

Un déménagement de bureau ne prend pas toujours une fin de semaine. Un cabinet de deux à dix personnes — un cabinet d’avocats, un cabinet comptable, une clinique — déménage souvent en une seule soirée avec trois ou quatre déménageurs et un camion. La méthode est la même : une courte visite des lieux, des étiquettes selon un plan d’aménagement, des bacs pour les bureaux et une visite finale. Les petits bureaux profitent souvent du déménagement pour acheter de nouveaux meubles; nous les assemblons et les installons le soir même.

Après le déménagement

Nous récupérons les bacs à la date qui vous convient, retirons le matériel d’emballage et pouvons retourner aux anciens locaux pour sortir les meubles destinés à l’élimination ou au don. Si des meubles ou des archives vont à l’entreposage, nous en tenons l’inventaire pour que vous puissiez tout récupérer plus tard.

Matériel informatique : notre rôle et celui de votre fournisseur

Ce partage des tâches, convenu à l’avance, permet au bureau de fonctionner dès le premier matin. Nous transmettons l’horaire du déménagement à votre fournisseur informatique pour qu’il sache quand le matériel quitte les anciens bureaux et quand il arrive aux nouveaux, et nous déménageons le matériel essentiel en premier pour qu’il puisse commencer tôt.

Déménager un bureau avec des documents confidentiels

Les cabinets d’avocats, les cliniques, les cabinets comptables et les sociétés financières déménagent des dossiers confidentiels. Ceux-ci voyagent dans des boîtes scellées et numérotées, accompagnées d’une liste, des anciens bureaux jusqu’aux nouveaux. Aucun membre de notre équipe n’ouvre les boîtes. Si vos politiques l’exigent, un membre de votre personnel peut superviser le chargement et le déchargement des dossiers.

Déménagements de fin de semaine et personnel de l’immeuble

Les déménagements de fin de semaine ou de nuit exigent la collaboration de l’immeuble. Beaucoup de tours de bureaux exigent la présence d’un agent de sécurité ou du personnel de l’immeuble lors des déménagements hors des heures d’ouverture, parfois aux frais du locataire, et certaines limitent les heures d’utilisation du monte-charge. Nous confirmons ces exigences lors de la visite des lieux et les intégrons au plan, pour éviter les mauvaises surprises le vendredi soir.