Déménagement d’envergure à Montréal

Quand un déménagement devient un projet

La plupart des déménagements se font en une journée. D’autres, non : un entrepôt contenant des milliers d’articles, un service hospitalier qui doit continuer à recevoir des patients, une école qui déménage pendant l’été, une entreprise qui regroupe trois sites en un, une tour de bureaux qui déménage étage par étage. Ce sont des déménagements d’envergure, et leur succès se joue dans la planification, bien avant l’arrivée du premier camion.

Nous planifions et menons les grands déménagements comme des projets, avec un gestionnaire de projet dédié, un plan écrit avec étapes et jalons, et une portée et une soumission écrites. Le travail est fait par les mêmes équipes qui déménagent chaque jour des logements et des bureaux; la différence, c’est l’organisation qui les encadre.

Les types de déménagements d’envergure

Entrepôts et centres de distribution

Stocks sur palettes, contenu des palettiers, postes d’emballage, équipement d’atelier et bureaux. Nous inventorions, déménageons et replaçons les marchandises pour que l’entrepôt puisse reprendre rapidement ses expéditions, en travaillant avec vos caristes et, lorsque les palettiers doivent être démontés et réinstallés, avec un installateur de palettiers.

Institutions et bâtiments publics

Écoles, collèges, bibliothèques, bureaux municipaux et gouvernementaux. Ces projets se déroulent habituellement pendant les périodes de fermeture, suivent des règles d’approvisionnement et de sécurité, et font intervenir de nombreux acteurs. Nous avons l’habitude de travailler avec les gestionnaires d’installations et le personnel de sécurité, et de composer avec des règles qui changent d’une aile à l’autre.

Établissements de santé

Cliniques, bureaux médicaux et laboratoires, où les dossiers des patients doivent rester confidentiels et où l’équipement peut devoir être recalibré. Les dossiers sont transportés dans des contenants scellés et numérotés; l’équipement sensible est préparé par vos techniciens et déménagé selon leur horaire.

Bureaux sur plusieurs étages et plusieurs sites

Pour les entreprises qui déménagent plusieurs étages, ou qui regroupent plusieurs emplacements en un seul. Chaque étage ou chaque site devient une étape, avec son propre plan, son chef d’équipe et sa propre approbation.

Industrie et fabrication légère

Ateliers, outils, machinerie légère et stocks. Les pièces lourdes qui ne peuvent pas passer par l’intérieur de l’immeuble sont hissées par grue; au besoin, le gréement industriel est confié à un spécialiste.

Comment nous gérons un grand projet

1. Analyse préliminaire

Une visite de chaque emplacement, un inventaire de ce qui part et de ce qui reste, les contraintes — heures permises par l’immeuble, ascenseurs, quais, sécurité, échéances — et la liste des responsables de chaque décision. Nous repérons aussi les risques dès le départ : un seul monte-charge, une échéance impossible à déplacer, un équipement qui exige un spécialiste.

2. Le plan de projet

Un plan écrit précise les étapes, leur ordre, les équipes et les camions de chacune, l’échéancier et les jalons. Chaque zone et chaque article reçoivent un code qui permet de les suivre de l’ancien emplacement au nouveau. Le plan s’accompagne d’une portée et d’une soumission écrites — à prix fixe, à l’heure ou une combinaison des deux, selon le projet —, ventilées par étape.

3. Communication

Un seul gestionnaire de projet est votre interlocuteur. Avant chaque étape, les employés concernés reçoivent des consignes : quoi emballer, comment étiqueter, quoi rapporter à la maison, où se présenter le premier matin. Pendant chaque étape, le gestionnaire de projet vous tient au courant de l’avancement.

4. Réalisation par étapes

Chaque étape est déménagée, installée et vérifiée avant de passer à la suivante. Entre les étapes, les articles qui ne peuvent pas aller directement à leur nouvel emplacement sont entreposés. L’objectif est simple : que chaque service de votre organisation soit arrêté le moins longtemps possible, et jamais tous en même temps.

5. Fin du projet

À la fin : une visite finale, l’enlèvement de tous les bacs et du matériel d’emballage, une liste des retouches à faire, et un court rapport qui indique ce qui a été déménagé, où, et les problèmes rencontrés, le cas échéant.

Maintenir les activités

Un grand déménagement réussi, c’est celui que personne ne remarque. Nous planifions les étapes selon vos activités : le soir et la fin de semaine pour les bureaux, les périodes de fermeture pour les écoles, les journées creuses pour les entrepôts, et service par service pour les cliniques. Les fonctions essentielles — accueil, serveurs, expédition, soins aux patients — sont déménagées en premier ou en dernier, selon ce qui leur permet de continuer à fonctionner.

Inventaire et suivi

Dans un projet qui compte des milliers d’articles, l’étiquetage est essentiel. Chaque article porte un code qui indique l’étage, la pièce et l’emplacement de destination. Les bacs sont numérotés et répertoriés. À destination, les équipes placent les articles selon leur code, sans avoir à poser de questions. L’inventaire sert aussi de registre de tout ce qui a été déménagé.

Travailler avec les autres corps de métier

Dans un grand déménagement, les déménageurs sont rarement seuls. Nous travaillons de concert avec les électriciens, les fournisseurs informatiques, les installateurs de mobilier, les installateurs de palettiers, les équipes de sécurité et les gestionnaires d’immeubles, et transmettons l’échéancier pour que chaque corps de métier sache quand sa zone est prête.

Tarifs

Les grands projets font l’objet d’une soumission après l’analyse et la planification — à prix fixe, à l’heure ou une combinaison des deux, selon le projet — ventilée par étape pour que vous sachiez où va votre argent. La soumission couvre les équipes, les camions, le matériel, l’entreposage entre les étapes et la gestion de projet. Si la portée change — un étage de plus, une nouvelle étape, un ordre différent —, le changement est chiffré par écrit avant d’être réalisé.

Pourquoi nous confier votre projet

Nous sommes une entreprise de déménagement qui a ses propres équipes et ses propres camions : les personnes prévues dans votre plan sont celles qui se présentent. Nous ne confions aucune étape à d’autres entreprises, et le gestionnaire qui planifie le projet est celui qui le mène jusqu’au bout. Pour les déménagements commerciaux plus petits, consultez la page déménagement de bureaux; pour le mobilier seulement, consultez la page installation de mobilier de bureau.

Qu’est-ce qu’un déménagement « d’envergure »?

La taille ne se résume pas au nombre d’articles. Un déménagement devient un projet quand il ne peut pas se faire d’un seul coup : quand l’organisation doit continuer à fonctionner pendant le déménagement, quand plusieurs bâtiments ou étages sont touchés, quand des spécialistes doivent préparer l’équipement, ou quand l’échéance est fixe et le délai court. Chacune de ces situations exige un plan écrit, des étapes et une seule personne responsable de l’ensemble.

Un exemple de plan par étapes

Chaque projet a son propre ordre; voici la structure type pour des bureaux sur plusieurs étages ou une institution. Pour les entrepôts, c’est souvent l’inverse : les stocks et le contenu des palettiers partent en premier, les bureaux en dernier.

Les risques que nous prévoyons

Les problèmes des grands déménagements sont prévisibles. Nous les anticipons dès le départ :

• L’immeuble n’est pas prêt. Travaux, câblage ou inspections en retard. Avant chaque étape, nous vérifions que les locaux sont prêts et nous les inspectons avant d’y faire entrer quoi que ce soit.
• Un goulot d’étranglement. Un seul monte-charge ou un seul quai pour des centaines d’articles. Nous planifions en conséquence et renforçons les équipes du côté du chargement plutôt que du côté de l’ascenseur.
• L’équipement spécialisé. Des articles qui exigent un technicien du fabricant pour être préparés ou recalibrés. C’est sa disponibilité qui fixe la date de cette partie du déménagement.
• Des changements en cours de route. Du nouveau mobilier livré en retard, un service qui n’est pas prêt. Le plan prévoit une marge de manœuvre, et tout changement est convenu par écrit, avec son coût.
• La communication. Des employés qui ne savent pas quoi emballer ni où aller. Chaque étape s’accompagne d’une courte fiche de consignes pour les personnes concernées.

Regroupements de plusieurs sites

Quand deux ou trois sites n’en font plus qu’un, il faut aussi décider ce qu’on garde de chaque site. Nous faisons l’inventaire de chaque site, décidons avec vous ce qui va au nouvel emplacement, ce qui va à l’entreposage et ce qui est éliminé, puis déménageons chaque site comme une étape distincte. L’inventaire indique ensuite où chaque article a été placé.

Rapports

Pour les organisations qui ont besoin de documentation — institutions publiques, établissements de santé, entreprises qui tiennent un registre des actifs —, nous fournissons pour chaque étape des inventaires et des rapports de fin de travaux, signés à la remise.

Notre équipe de projet

Chaque grand projet a un gestionnaire de projet qui le planifie et le suit jusqu’à la fin, un chef d’équipe par étape qui dirige le travail sur place, et des équipes adaptées à chaque étape. Pour vous, cela signifie une personne à joindre pour tout ce qui concerne le plan, et une autre sur place qui sait exactement ce qui est déménagé ce jour-là.

Exemple : une école qui déménage pendant l’été

Le déménagement d’une école dans un nouveau bâtiment est un exemple typique de grand projet. Les cours s’arrêtent à la fin juin et le personnel revient à la fin août : le déménagement a donc une fenêtre fixe de quelques semaines. Les classes, la bibliothèque, l’administration, le rangement du gymnase, les laboratoires et les archives deviennent chacun une étape. Les enseignants emballent leur classe avant la fin de l’année avec des bacs et des étiquettes codés selon les nouveaux locaux. Pendant l’été, les équipes déménagent une aile à la fois, la bibliothèque est déménagée rayon par rayon pour que les livres gardent leur ordre, et l’équipement de laboratoire est préparé par les techniciens de l’école avant d’être déménagé. Le mobilier dont on n’a plus besoin va à d’autres écoles, à des organismes de bienfaisance ou au recyclage. Au retour du personnel, chaque classe est prête et tous les bacs ont été enlevés.

Établir le budget d’un grand déménagement

Le budget d’un grand déménagement dépend du nombre d’articles, du nombre d’étapes, de l’accès aux deux sites et du temps disponible. Un délai généreux coûte presque toujours moins cher qu’un délai serré : quelques équipes qui travaillent plus longtemps coûtent moins cher que de nombreuses équipes réunies en une seule fin de semaine. Plus vous nous consultez tôt, plus nous avons d’options pour réduire le coût — par exemple, déménager les archives et les aires de rangement en semaine avant le déménagement principal, ou éliminer le mobilier excédentaire avant de le déménager.

Après le déménagement

Un grand déménagement laisse toujours derrière lui une série de petites tâches : une tablette de plus dans un bureau, un bureau échangé entre deux personnes, des bacs à récupérer, l’ancien site à vider pour le propriétaire. Nous prévoyons une visite de suivi pour nous en occuper, afin que le projet se termine proprement au lieu de traîner en longueur.