Déménageurs de bureaux à Montréal

Un déménagement de bureau à Montréal, planifié autour de votre semaine de travail

Un déménagement de bureau se juge sur une seule chose : votre équipe peut-elle s’asseoir et travailler le premier matin dans les nouveaux locaux? Tout ce que nous faisons — la visite des lieux, l’étiquetage, le choix du moment, l’ordre du déménagement — vise ce moment-là. Le reste de l’entreprise devrait s’en apercevoir le moins possible.

Nous déménageons des bureaux de toutes tailles dans le Grand Montréal : cabinets professionnels de deux personnes à Verdun, jeunes entreprises du Mile End et de Griffintown, cabinets d’avocats et de comptables au centre-ville, cliniques sur la Rive-Sud et bureaux régionaux à Laval et dans l’Ouest-de-l’Île. L’équipe est la nôtre, la soumission est écrite après une visite des lieux, et un seul coordonnateur est votre contact du premier appel à la dernière visite.

Un déménagement de bureau type, étape par étape

De deux à six semaines avant : la visite des lieux

Une personne de notre équipe visite vos bureaux actuels, et les nouveaux s’ils sont accessibles. Nous comptons les postes de travail, les bureaux fermés, les salles de réunion, les classeurs et les rangements; nous vérifions les monte-charges, les quais de chargement et le stationnement des deux immeubles; et nous notons tout ce qui demande une manipulation particulière — coffres-forts, baies de serveurs, grosses imprimantes, œuvres d’art, plantes. Dans les deux jours ouvrables, vous recevez un plan écrit et une soumission.

Deux semaines avant : le plan d’aménagement

Vous nous envoyez le plan des nouveaux locaux avec chaque poste et chaque pièce numérotés. Chaque personne, chaque pièce et chaque meuble commun reçoit un code. Nous livrons les étiquettes et, dans la plupart des cas, des bacs en plastique ou des boîtes pour l’emballage. Ce sont les codes qui rendent le reste du déménagement rapide : dans les nouveaux bureaux, l’équipe n’a pas à demander où va quoi que ce soit.

Le dernier jour de travail : l’emballage

Les employés emballent leurs effets personnels et le contenu de leur bureau dans des bacs, les étiquettent, et étiquettent leur chaise, leur écran et leur ordinateur. Notre équipe emballe les espaces communs — la cuisine, la salle de fournitures, les dossiers et les archives — ainsi que tout ce qui est fragile. Votre fournisseur informatique débranche et prépare le matériel selon son propre plan.

Le déménagement : le soir, la nuit ou la fin de semaine

L’équipe arrive à l’heure convenue, protège les planchers, les murs et les ascenseurs des deux immeubles, et démonte les postes de travail au besoin. Le chargement suit le nouveau plan d’aménagement pour que le camion soit déchargé dans l’ordre où les nouveaux locaux sont installés. Pour les bureaux plus grands, nous faisons tourner deux ou trois camions pour que l’un charge pendant qu’un autre décharge.

Le premier matin : installation et visite finale

Les meubles sont remontés et placés, les bacs sont aux bons postes, les ordinateurs et les écrans sont sur les bons postes de travail, et votre équipe informatique peut rebrancher. Nous faisons le tour des locaux avec vous, corrigeons tout ce qui n’est pas à sa place et récupérons les bacs vides à la date qui vous convient.

Ce que nous déménageons dans un bureau

• Postes de travail, bureaux, retours, caissons et systèmes à panneaux, démontés et réinstallés
• Chaises de bureau, tables de conférence, mobilier de salon et d’accueil
• Classeurs verticaux et latéraux — déménagés pleins ou vides selon leur construction et leur poids
• Archives et dossiers, emballés dans des boîtes numérotées avec un index pour que les dossiers se retrouvent dès le premier jour
• Ordinateurs, écrans, imprimantes et téléphones, emballés et placés aux postes étiquetés
• Baies de serveurs et équipement réseau, préparés par votre fournisseur informatique et déménagés en priorité
• Électroménagers de cuisine, plantes, œuvres d’art et décoration
• Coffres-forts et équipement lourd, facturés comme objets spéciaux avec l’équipement approprié

Quand le mobilier change aussi

Beaucoup de déménagements de bureau s’accompagnent de nouveaux meubles, d’un nouvel aménagement ou de meubles qui ne suivent pas. Le volet mobilier — démonter et réinstaller les postes de travail, reconfigurer le mobilier modulaire, assembler ce que votre fournisseur livre, retirer ce que vous ne gardez pas — est un travail en soi, décrit sur notre page consacrée au mobilier de bureau. Le soir du déménagement, il fait partie du même plan.

Déménagements internes

Tous les déménagements de bureau ne quittent pas l’immeuble. Déplacer des services d’un étage à l’autre, réaménager un étage après des rénovations ou regrouper des équipes pour faire de la place aux nouvelles recrues sont des relocalisations internes, qui suivent la même méthode à plus petite échelle : un plan, des étiquettes, une soirée ou une fin de semaine et une visite finale. Les déménagements internes se terminent souvent en un seul quart de travail.

Le prix d’un déménagement de bureau

Les déménagements de bureau sont facturés à prix fixe ou à l’heure, selon le projet. Une relocalisation d’envergure au périmètre bien défini fait habituellement l’objet d’un seul prix de projet qui comprend l’équipe, les camions, les bacs ou les boîtes, les étiquettes, l’emballage des espaces communs, le démontage et le remontage, et le nombre de quarts prévus au plan. Un petit bureau ou un déménagement interne entre deux étages est souvent plus simple et moins cher à l’heure, avec une fourchette d’heures réaliste dans l’estimation. Le travail le soir, la nuit ou la fin de semaine n’entraîne aucune majoration, dans un cas comme dans l’autre. Si vous ajoutez ou retirez des éléments — un autre étage, un casier d’entreposage, l’élimination de meubles —, la soumission est mise à jour par écrit avant le déménagement.

Ce qui fait augmenter le coût d’un déménagement de bureau, c’est surtout l’accès et le temps : un immeuble avec un seul petit monte-charge et une plage de deux heures demandera plus de personnel pour moins de temps; un local au rez-de-chaussée avec un quai et toute une fin de semaine en demandera moins. C’est lors de la visite des lieux que nous trouvons l’équilibre qui vous coûte le moins.

Travailler avec votre immeuble et votre fournisseur informatique

Les immeubles commerciaux ont leurs règles : heures de déménagement, réservation des ascenseurs, protection des planchers, escorte de sécurité et certificats d’assurance désignant le propriétaire et la société de gestion. Nous réglons tout cela avec les deux immeubles et envoyons les certificats directement aux gestionnaires.

Nous travaillons aussi étroitement avec votre équipe informatique ou votre fournisseur de services gérés. Ils débranchent, sauvegardent et rebranchent; nous emballons, déménageons et plaçons. Convenir de l’ordre à l’avance — quel matériel part en premier, quelle pièce est installée en premier — est ce qui permet à votre réseau de fonctionner tôt le premier matin.

Pourquoi les bureaux choisissent Simplex

Un plan prévisible, une soumission écrite, aucune majoration pour le travail en dehors des heures d’ouverture, et une équipe qui ne change pas en plein travail parce qu’il a été sous-traité. Si vous relocalisez aussi des employés vers ou depuis Montréal, consultez notre service de relocalisation d’entreprise; si le déménagement comprend une période d’entreposage, consultez l’entreposage.

Échéancier d’un déménagement de bureau

Garder l’entreprise en activité pendant le déménagement

Pour la plupart des entreprises, l’objectif est zéro interruption : fermer le vendredi, ouvrir le lundi. Cela dépend de quelques décisions prises tôt. Le téléphone et Internet doivent être commandés à la nouvelle adresse bien à l’avance; les fournisseurs demandent souvent plusieurs semaines. Le matériel essentiel — le serveur, l’imprimante principale, le téléphone de l’accueil — doit être déménagé et installé en premier. Les espaces visibles par la clientèle, comme l’accueil ou une salle d’exposition, doivent être installés en premier pour avoir l’air terminés dès le premier jour, même si les bureaux arrière sont encore en cours d’aménagement. Et une petite équipe de votre côté devrait être présente aux nouveaux bureaux le premier matin pour répondre aux questions et signaler tout ce qui n’est pas à sa place.

Petits bureaux

Tous les déménagements de bureau ne sont pas des projets d’une fin de semaine. Un cabinet de deux à dix personnes — un cabinet d’avocats, un cabinet comptable, une clinique — déménage souvent en une seule soirée avec trois ou quatre déménageurs et un camion. La méthode est la même : une courte visite des lieux, des étiquettes selon un plan d’aménagement, des bacs pour les bureaux et une visite finale. Les petits bureaux combinent souvent le déménagement avec de nouveaux meubles; nous les assemblons et les plaçons le soir même.

Après le déménagement

Nous récupérons les bacs à la date qui vous convient, retirons le matériel d’emballage et pouvons retourner aux anciens locaux pour sortir les meubles destinés à l’élimination ou au don. Si des meubles ou des archives vont à l’entreposage, nous tenons un inventaire pour que tout puisse être récupéré plus tard.

Matériel informatique : ce que nous faisons et ce que fait votre fournisseur

Convenir de ce partage à l’avance, c’est ce qui fait fonctionner le bureau dès le premier matin. Nous communiquons l’horaire du déménagement à votre fournisseur informatique pour qu’il sache quand le matériel quitte les anciens bureaux et quand il arrive aux nouveaux, et nous déménageons le matériel essentiel en premier pour qu’il puisse commencer tôt.

Déménager un bureau avec des documents confidentiels

Les cabinets d’avocats, les cliniques, les cabinets comptables et les entreprises financières déménagent des dossiers confidentiels. Les dossiers voyagent dans des boîtes scellées et numérotées, avec une liste qui les suit des anciens bureaux aux nouveaux. Personne dans notre équipe n’ouvre une boîte. Si vos politiques l’exigent, un membre de votre personnel peut superviser le chargement et le déchargement des dossiers.

Déménagements de fin de semaine et personnel de l’immeuble

Les déménagements de fin de semaine ou de nuit exigent la collaboration de l’immeuble. Beaucoup de tours de bureaux exigent la présence d’un agent de sécurité ou du personnel de l’immeuble lors des déménagements hors des heures d’ouverture, parfois aux frais du locataire, et certaines limitent les heures d’utilisation du monte-charge. Nous confirmons ces exigences lors de la visite des lieux et les inscrivons au plan, pour que personne ne soit surpris le vendredi soir.