Services de relocalisation d’entreprise à Montréal

Relocalisation d’entreprise pour les sociétés de Montréal

Quand une entreprise demande à un employé de déménager — pour ouvrir un bureau, occuper un poste au siège social, être muté dans une autre province ou de l’autre côté de la frontière —, le déménagement lui-même fait partie de l’offre d’emploi. Une relocalisation qui se passe mal coûte plus que de l’argent : elle coûte les premiers mois de l’employé, et parfois l’embauche elle-même.

Notre service de relocalisation d’entreprise prend en charge le déménagement résidentiel de vos employés et de vos cadres vers Montréal, depuis Montréal et à l’intérieur de Montréal. Nous travaillons directement avec les équipes RH et avec les entreprises de gestion de la relocalisation, appliquons votre politique de relocalisation, facturons l’entreprise directement et vous confions un seul gestionnaire de compte qui connaît chaque dossier ouvert.

Qui nous déménageons

• Les employés mutés à Montréal depuis ailleurs au Québec, depuis d’autres provinces ou depuis les États-Unis.
• Les employés qui quittent Montréal pour un autre bureau au Canada ou aux États-Unis.
• Les cadres dont la maison demande le niveau de soin décrit sur notre page de déménagement de prestige et de grandes propriétés.
• Les groupes d’employés qui déménagent en même temps quand un bureau ouvre, ferme ou est regroupé.
• Les nouvelles recrues dont l’offre de relocalisation comprend le déménagement.

Comment se déroule une relocalisation d’entreprise

Ouvrir votre compte

Avant le premier déménagement, nous convenons des règles avec vous : ce que couvre votre politique (emballage complet, déballage, jours d’entreposage, transport de véhicules, objets spéciaux), qui dans votre entreprise autorise un déménagement, comment les approbations sont transmises, à qui les factures sont adressées et quels renseignements les RH veulent à la fin de chaque déménagement. Cela prend une conversation et un court résumé écrit. Ensuite, chaque nouveau déménagement se résume à nous envoyer le nom de l’employé et les dates.

L’évaluation de chaque déménagement

Chaque employé fait l’objet d’une évaluation — par vidéo pour la plupart des logements, en personne pour les grandes maisons ou les résidences de cadres. L’évaluation produit un inventaire et une soumission écrite que nous envoyons à votre personne autorisée, pas à l’employé. Une fois approuvé, le déménagement est planifié directement avec l’employé.

Tenir l’employé informé

Les employés en relocalisation jonglent habituellement avec un nouvel emploi, une nouvelle ville et souvent une famille. Nous leur donnons un contact nommé, un horaire écrit pour l’emballage, le chargement et la livraison, et une liste de vérification simple pour les semaines qui précèdent. Si quelque chose change — une date de clôture déplacée, un bail qui tombe à l’eau —, ils nous appellent, et nous informons les RH.

Déménager, entreposer et livrer

Le déménagement est fait par notre propre équipe et nos propres camions : emballage (complet ou partiel, selon la politique), chargement, transport et livraison. Quand le nouveau logement n’est pas prêt, les biens vont en entreposage de courte durée et sont livrés quand il l’est. Pour les déménagements hors de la région, le prix est fixé selon l’inventaire et la distance, et la fenêtre de livraison est convenue à l’avance.

Fermer le dossier

À la fin de chaque déménagement, vous recevez une seule facture conforme au prix approuvé, un court rapport de clôture et, le cas échéant, un relevé des réclamations et de leur règlement.

Déménagements au Québec, au Canada et vers les États-Unis

La plupart des relocalisations que nous prenons en charge commencent ou se terminent à Montréal. Au Québec, les destinations typiques sont Québec, Gatineau, Sherbrooke et Trois-Rivières; consultez le déménagement au Québec. Entre provinces, Toronto, Ottawa, Calgary et Vancouver sont fréquentes; consultez le déménagement interprovincial.

Les déménagements transfrontaliers demandent plus de documents. Pour un déménagement du Canada vers les États-Unis, l’employé déclare ses biens ménagers au U.S. Customs and Border Protection au moyen du formulaire CBP 3299 avec un inventaire détaillé; pour un déménagement vers le Canada, il déclare ses effets personnels à l’Agence des services frontaliers du Canada au moyen du formulaire BSF186, avec une liste des marchandises à suivre. Nous préparons l’inventaire et les formulaires avec l’employé pour qu’ils soient en règle avant que le camion atteigne la frontière. Les détails se trouvent sur notre page de déménagement Canada–États-Unis. Les questions d’immigration, de permis de travail et de fiscalité restent du ressort de vos partenaires juridiques et en relocalisation.

Travailler avec les entreprises de gestion de la relocalisation

Beaucoup d’entreprises confient la relocalisation à une entreprise spécialisée qui coordonne la recherche de logement, l’hébergement temporaire, l’immigration et le déménagement. Nous travaillons dans ce cadre : l’entreprise de relocalisation autorise, nous évaluons et soumissionnons, nous déménageons, et nous lui faisons rapport dans le format qu’elle utilise. L’employé bénéficie de la même équipe et du même soin dans un cas comme dans l’autre.

Ce que reçoivent les équipes RH

• Un seul gestionnaire de compte qui connaît votre politique et chaque déménagement en cours.
• Une soumission écrite par déménagement, approuvée avant la planification, pour que les budgets tiennent.
• La facturation directe à l’entreprise, tout ce qui sort de la politique n’étant facturé à l’employé qu’avec son accord écrit.
• Des mises à jour pour chaque déménagement en cours et un rapport de clôture pour chaque dossier.
• Un niveau de service constant, que l’employé soit un nouveau diplômé ou un cadre supérieur.

Relocalisation de cadres

Les déménagements de cadres comprennent souvent de grandes maisons, des œuvres d’art, du vin, des véhicules et des horaires serrés autour d’une date d’entrée en fonction. Nous désignons un gestionnaire de déménagement dédié, faisons une visite en personne et planifions le déménagement sur plusieurs jours au besoin. Les objets de grande valeur sont inventoriés avec photos et mis en caisse au besoin, et la famille du cadre traite avec une seule personne du début à la fin.

Une liste de vérification de la politique de relocalisation pour les RH

Si votre entreprise rédige ou met à jour une politique de relocalisation, voici les questions qui influent le plus sur le déménagement résidentiel. Les régler à l’avance évite de négocier au cas par cas plus tard.

• Emballage : emballage complet, emballage des objets fragiles seulement, ou emballage par l’employé?
• Déballage : inclus, facultatif ou exclu?
• Entreposage : combien de jours d’entreposage en transit sont couverts?
• Objets spéciaux : pianos, spas, coffres-forts, collections de vins, véhicules — couverts, plafonnés ou exclus?
• Limites de volume : y a-t-il un volume ou un poids maximal?
• Assurance : une couverture supplémentaire est-elle prévue pour les objets de grande valeur?
• Élimination : le retrait des meubles non désirés et les dons sont-ils couverts?
• Animaux et plantes : qui s’en occupe, et les frais sont-ils couverts?
• Approbation : qui dans l’entreprise approuve chaque déménagement, et dans quel délai?
• Facturation : ce qui sort de la politique est-il facturé à l’employé, et comment est-ce convenu?

Nous pouvons vous fournir un modèle simple pour ces décisions.

Coûts de relocalisation, selon le type de déménagement

L’expérience de l’employé

Les employés en relocalisation se souviennent du déménagement comme d’une partie de la façon dont leur nouvel employeur les a traités. Quelques éléments font la plus grande différence : un horaire clair tôt, une personne nommée à qui téléphoner, une estimation honnête, une équipe qui arrive à l’heure et une livraison qui a lieu quand promis. Quand il y a une mauvaise nouvelle — un retard à la frontière, un camion retenu par la météo —, l’employé l’apprend d’abord de nous, avec une nouvelle heure, et les RH sont mises en copie.

Confidentialité

Les déménagements de cadres, les ouvertures de bureaux et les mutations sont parfois confidentiels jusqu’à leur annonce. Nos gestionnaires de compte et nos équipes traitent chaque dossier de relocalisation comme confidentiel, et nous ne mentionnons publiquement ni nos clients ni leurs déménagements.

Pour commencer

La plupart des entreprises commencent par un seul déménagement et une courte conversation sur leur politique. Après le premier déménagement, nous proposons une configuration de compte simple — personnes autorisées, coordonnées de facturation et services standard par niveau d’employé — pour que chaque déménagement suivant se réserve en quelques minutes.

Déménagements de groupe et relocalisations de bureaux

Quand plusieurs employés déménagent en même temps — l’ouverture d’un bureau dans une autre ville, une équipe mutée au siège social, le regroupement de deux sites —, les déménagements doivent être coordonnés plutôt que traités un par un. Nous planifions les déménagements de groupe comme un seul projet : évaluations planifiées ensemble, dates de chargement échelonnées pour que chaque famille ait une équipe et un camion, remorques partagées lorsque les dates et les destinations le permettent pour réduire le coût, et un seul rapport pour les RH indiquant l’état de chaque employé. Quand le bureau lui-même déménage aussi, le même coordonnateur planifie le déménagement du bureau pour que le mobilier, l’équipement et les personnes arrivent dans le bon ordre.

Mesurer la relocalisation

Pour les entreprises qui relocalisent régulièrement des employés, nous pouvons produire des rapports sur ce qui compte pour les RH : le délai entre l’autorisation et la livraison, le coût par déménagement par rapport à la politique, les réclamations et la rétroaction des employés. Cela vous aide à voir si la politique fonctionne et où elle pourrait être ajustée.

Questions fiscales et de politique

Les avantages liés à la relocalisation peuvent avoir des conséquences fiscales pour l’employé et des obligations de déclaration pour l’employeur, et les règles diffèrent entre le Québec, les autres provinces et les États-Unis. Nous ne donnons pas de conseils fiscaux, mais nous fournissons des factures claires par déménagement, ventilées par service, pour que votre équipe de paie ou votre comptable ait ce qu’il lui faut. Si votre politique distingue les services payés par l’entreprise de ceux payés par l’employé, nous les facturons séparément dès le départ.